Privacybeleid

PRIVACYBELEID 

PICK IT UP B.V.
KvK:  | BTW:
www.pickitup.nl | hello@pickitup.nl

Bij PICK IT UP B.V. respecteren we je privacy en persoonlijke levenssfeer. Of je nu als klant gebruikmaakt van ons platform om een koerier te boeken, of als zelfstandig koerier ritten uitvoert: wij zijn er verantwoordelijk voor dat je persoons- en bedrijfsgegevens beschermd zijn en veilig worden opgeslagen en verwerkt. Voor zover bedrijfsgegevens herleidbaar zijn tot een natuurlijke persoon, worden deze in dit Privacybeleid aangemerkt als persoonsgegevens. 

Artikel 1 – Identiteit en rol

1. PICK IT UP B.V., gevestigd op de Marathonstraat 136 te Purmerend, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) voor de in dit Privacybeleid beschreven verwerkingen.

2. PICK IT UP B.V. exploiteert een digitaal platform bestaande uit de website https://www.pickitup.nl en de twee met elkaar communicerende applicaties PICK IT UP en PICK IT UP KOERIER (gezamenlijk: “Platform”), waarmee klanten en zelfstandige koeriers met elkaar in contact worden gebracht voor het uitvoeren van vervoersopdrachten.

Artikel 2 – Reikwijdte

Dit Privacybeleid is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van:

1. particuliere en zakelijke gebruikers, gedefinieerd als “Klant(en)”;

2. zelfstandige koeriers, gedefinieerd als “Koerier(s)”;

3. bezoekers op het Platform, gedefinieerd als “Bezoeker(s)”.

De Klanten, de Koeriers en de Bezoekers worden gezamenlijk gedefinieerd als “Gebruiker(s)”.  

Artikel 3 – Minimumleeftijd  

Het Platform is uitsluitend toegankelijk voor Gebruikers die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt.

Artikel 4 – Categorieën persoons- en bedrijfsgegevens

We verwerken verschillende persoonsgegevens afhankelijk van de soort Gebruiker.

Van alle Gebruikers:

1. het IP-adres;

2. de log- en gebruiksgegevens;

3. de apparaat-, app- en browserinformatie;

Van de particuliere Klant (extra):

4. de voor- en achternaam;

5. de postcode en het huisnummer;

6. het telefoonnummer;

7. het e-mailadres;

8. de betaal- en factuurgegevens;

9. de gegevens over de geplaatste opdrachten;

10. communicatie via het Platform;

Van de zakelijke Klant (extra):

11. het Kamer van Koophandel-nummer;

Van de Koerier (extra):

12. het geslacht;

13. het IBAN rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder;

14. een profielfoto;

15. het type koeriersbus;

16. een kopie van de NIWO-vergunning;

17. het BTW-nummer;

18. een kopie van het rijbewijs (afgeschermd BSN/Foto);

19. een kopie van de verzekeringsdocumenten;

Indien de zakelijke Klant de betaling wenst te voldoen op factuurbasis (extra):

20. na verificatie direct verwijderd: een kopie van het identiteitsbewijs of rijbewijs (afgeschermd BSN/Foto);

21. na verificatie direct verwijderd: een screenshot van het adresoverzicht op mijn.overheid.nl, uitsluitend ter verificatie van het woon- of vestigingsadres. Overige persoonsgegevens dienen te worden afgeschermd.

Artikel 5 – Doeleinden van de verwerking

We verwerken de persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

1. het faciliteren en uitvoeren van vervoersopdrachten via het Platform;

2. het aanmaken en beheren van accounts;

3. de communicatie tussen de Klant, de Koerier en PICK IT UP B.V.;

4. de facturatie, de betalingen en de uitbetalingen;

5. de klantenservice en de klachten- en geschilafhandeling;

6. de verzekeringskwesties; 

7. het voldoen aan de wettelijke verplichtingen;

8. het verbeteren, het beveiligen en het onderhouden van het Platform;

9. het kunnen uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Artikel 6 – Grondslagen

De verwerking van de persoonsgegevens vindt plaats op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

1. de uitvoering van een overeenkomst;

2. het voldoen aan een wettelijke verplichting;

3. een gerechtvaardigd belang van PICK IT UP B.V. (zoals platformveiligheid, geschilafhandeling en fraudepreventie);

4. toestemming, voor zover wettelijk vereist.

Artikel 7 – Locatiegegevens van de Koerier

Het Platform kan alleen goed functioneren wanneer locatiegegevens van Koeriers worden verwerkt. PICK IT UP B.V. doet dit zorgvuldig en uitsluitend voor doeleinden die noodzakelijk zijn voor de werking, veiligheid en betrouwbaarheid van het Platform.

7.1 Buiten een opdracht

Buiten een actieve opdracht kan PICK IT UP B.V. geanonimiseerde locatiegegevens verwerken om inzicht te krijgen in de beschikbaarheid van Koeriers en hun voertuigen. Hierbij worden geen persoonsgegevens van Koeriers getoond of gedeeld. De locatie wordt uitsluitend weergegeven in combinatie met een generieke voertuigcategorie (bijvoorbeeld: Caddy, Sprinter of Bakwagen) en is niet herleidbaar tot een specifieke Koerier of account.

Deze geanonimiseerde locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt voor het optimaliseren van de beschikbaarheid en werking van het Platform en niet voor individuele monitoring of profilering.

7.2 Tijdens een opdracht

Tijdens een opdracht is de (live) locatie van de Koerier verwerkt en zichtbaar voor de Klant. Deze locatiegegevens worden uitsluitend gebruikt om de voortgang van de opdracht inzichtelijk te maken, ondersteuning te bieden en de veiligheid en betrouwbaarheid van het Platform te waarborgen. De (live) locatie wordt alleen gedeeld aan de betreffende Klant, gedurende een actieve opdracht en wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering en afhandeling daarvan.

7.2.1 Voor- en achternaam en profielfoto

Tijdens een opdracht deelt het Platform tussen de Klant en de Koerier persoonsgegevens: 

1. bij de Klant wordt de voornaam en de profielfoto van de Koerier zichtbaar;

2. bij de Koerier wordt de voor- en achternaam van de Klant zichtbaar.

Artikel 8 – Gefaseerde en beperkte verstrekking van persoonsgegevens

PICK IT UP B.V. verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan:

1. de Klant en/of de Koerier; 

2. externe dienstverleners die door PICK IT UP B.V. zijn ingeschakeld voor de uitvoering van haar dienstverlening (zoals betaal-, hosting- of communicatiediensten);

3. overheidsinstanties; 

4. contactpersonen waarvan de Klant een e-mailadres heeft opgegeven in het tabblad ‘Ophaalinformatie’ in de PICK IT UP applicatie. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere derden.

Indien een bovengenoemde belanghebbende verzoekt om toegang tot de persoonsgegevens, worden deze uitsluitend verstrekt nadat is vastgesteld dat de aanvragende partij daartoe gerechtigd is. Wij kunnen daarbij aanvullende verificatie of bewijs verlangen.

De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gefaseerd en beperkt gedeeld. In beginsel worden eerst uitsluitend contactgegevens verstrekt, zoals een e-mailadres en telefoonnummer. Uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor het betreffende doel, kunnen aanvullende gegevens worden gedeeld, zoals naam- en adresgegevens. Op deze wijze wordt gewaarborgd dat niet meer persoonsgegevens worden verstrekt dan strikt noodzakelijk voor het beoogde doel.

Artikel 9 – (Persoons)gegevensverstrekking aan de Klant en/of de Koerier

PICK IT UP B.V. is gerechtigd om de contact- en adresgegevens, waaronder begrepen de voor- en achternaam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de Klant en/of van de Koerier te verstrekken aan de wederpartij, voor zover dit noodzakelijk is in het kader van:

1. de uitvoering van een overeenkomst;

2. een (dreigende) overmachtsituatie;

3. de afhandeling van een schade en/of een letsel, 

4. een aansprakelijkstelling; 

5. een (dreigend) geschil tussen de Klant en de Koerier;

6. het kunnen uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

Er kan zich een situatie voordoen die niet onder de bovenstaande gevallen valt, waarbij contact tussen de Klant en de Koerier wenselijk is. In dat geval kan via het Platform een aanvraag worden ingediend. Wij zullen de wederpartij om uitdrukkelijk akkoord vragen. Wij verstrekken in dergelijke gevallen uitsluitend een telefoonnummer en/of e-mailadres. Indien er geen akkoord wordt gegeven, worden deze gegevens niet verstrekt.

Artikel 10 – (Persoons)gegevensverstrekking aan overheidsinstanties

1. De persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan een bevoegde overheidsinstantie indien PICK IT UP B.V. daartoe wettelijk verplicht is of op grond van een bindend verzoek.

2. PICK IT UP B.V. zal bij iedere verstrekking niet meer persoonsgegevens delen dan strikt noodzakelijk is voor het betreffende doel.

Artikel 11 – (Persoons)gegevensverstrekking aan de externe dienstverleners

PICK IT UP B.V. maakt gebruik van externe dienstverleners die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken (“Verwerker(s)”). Deze Verwerkers verwerken persoonsgegevens uitsluitend volgens onze instructies en niet voor eigen doeleinden. Wij treden bij deze dienstverleners op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ons Platform worden verwerkt. 

1. Supabase inc., gevestigd in Californië (Verenigde Staten) 

Ons platform is technisch gebouwd met behulp van een softwarecode en wij maken gebruik van Supabase als backend-dienst. Supabase wordt door ons ingezet voor het hosten van de applicatie-infrastructuur en het opslaan en het verwerken van (een deel van) de persoonsgegevens. Supabase treedt hierbij op als verwerker en verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies:

1. er is een versleutelde (encryptie) dataopslag waardoor bij een ongeautoriseerde toegang de gegevens niet leesbaar zijn voor de onbevoegden;

2. er is een rolgebaseerde toegang, waardoor alleen de bevoegde(n) in ons bedrijf de gegevens kunnen inzien; 

3. er is een ingebouwde authenticatie, waardoor het inloggen met een e-mailadres en een wachtwoord niet voldoende is. Tijdens de verleende toegang werkt de database met een tijdelijke digitale token die automatisch verloopt waarna er een e-mailverificatie volgt. 

4. Er is een SOC 2 Type 2-gecertificatie. De audit hiervoor om te controleren of de informatiebeveiliging op orde is vindt jaarlijks plaats. 

5. de data en dus de gegevens zijn opgeslagen in een Europees datacenter. 

6. we hebben samen met Supabase een zogezegd Data Processing Addendum (“DPA”), oftewel een verwerkersovereenkomst, afgesloten zodat de juridische taken en verplichtingen vastgelegd zijn. De DPA bevat contractuele clausules die voldoen aan de Europese standaarden (SCC’s).

2. Mailchimp inc., gevestigd in Atlanta (Verenigde Staten)

Voor het verzenden, beheren en analyseren van e-mails en nieuwsbrieven maken wij gebruik van Mailchimp. Mailchimp verwerkt persoonsgegevens namens ons als verwerker en uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies. Mailchimp registreert en beheert bijvoorbeeld de voor- en achternaam, het e-mailadres, de eventuele taalvoorkeur en het IP-adres en het openings- en klikgedrag. Dit doet Mailchimp om de persoonsgegevens veilig te houden:

1. er is een versleuteling (encryptie) bij de opslag van de gegevens en bij het verzenden van de gegevens, zodat deze bij ongeautoriseerde toegang niet leesbaar zijn voor onbevoegden;

2. de toegang tot de gegevens binnen Mailchimp is beperkt tot geautoriseerde medewerkers en systemen, op basis van rollen en bevoegdheden;

3. er wordt gebruik gemaakt van beveiligde inlogmethoden, waaronder wachtwoordbescherming en aanvullende beveiligingsmaatregelen, om ongeautoriseerde toegang tot accounts te voorkomen;

4. Er is een SOC 2 Type 2-gecertificatie. De audit hiervoor om te controleren of de informatiebeveiliging op orde is gebeurd jaarlijks;

7. We hebben samen met Mailchimp een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten, zodat de juridische taken en verplichtingen vastgelegd zijn. De DPA bevat contractuele clausules die voldoen aan de Europese standaarden (SCC’s).

3. Postcode api B.V., gevestigd in Den Haag

Voor het automatisch aanvullen en controleren van de adresgegevens maken wij gebruik van een postcode-API. Daarbij worden een postcode en huisnummer verwerkt om straat- en plaatsgegevens op te halen. Postcode API treedt hierbij op als verwerker en verwerkt postcode- en adresgegevens uitsluitend in opdracht van PICK IT UP B.V. Postcode API slaat geen gegevens op die direct herleidbaar zijn tot individuele Klanten, anders dan beperkte technische loggegevens voor beveiliging en dienstverlening. Met Postcode API is een verwerkersovereenkomst gesloten.

4. Twilio inc., gevestigd in Dublin (Ierland) 

Voor het verzenden van sms-berichten, zoals verificatiecodes en statusupdates, maken wij gebruik van Twilio Inc. Twilio treedt hierbij op als verwerker en verwerkt telefoonnummergegevens en de inhoud van berichten uitsluitend in opdracht van PICK IT UP B.V. Met Twilio is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Daarnaast maken wij gebruik van externe dienstverleners die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden. Deze partijen bepalen zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking en zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Op deze verwerkingen is het Privacybeleid van de betreffende dienst van toepassing.

5. Stripe Payments Europe ltd, gevestigd in Dublin (Ierland)

Wanneer je betaalt in het Platform doe je dat via deze betaaldienstverlener. Stripe verwerkt je betaalgegevens, zoals het IP-adres, de naam van de betaler, het e-mailadres en de bankgegevens zodat er een succesvolle en veilige transactie volgt.   

6. Google LLC, gevestigd in Dublin (Ierland)

Voor het tonen van kaarten en het bepalen van routes maken wij gebruik van Google Maps. Bij het gebruik van Google Maps kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, waaronder het IP-adres en de apparaat- en locatiegegevens.

7. Kamer van Koophandel, gevestigd in Amsterdam 

Voor het verifiëren en aanvullen van bedrijfsgegevens maken wij gebruik van de API van de Kamer van Koophandel (KvK). Hierbij kunnen bedrijfsgegevens worden geraadpleegd die afkomstig zijn uit het Handelsregister. De KvK gebruikt alleen het IP-adres. 

Artikel 12 – (Persoons)gegevensverstrekking aan een contactpersoon van de Klant 

De Klant is verplicht om in het Platform bij het tabblad ‘Ophaalinformatie’ een e-mailadres van een contactpersoon op te geven. Dit e-mailadres wordt uitsluitend gebruikt om de contactpersoon ter plaatse te informeren over de uitvoering van de opdracht.

Het opgegeven e-mailadres ontvangt via het Platform een e-mail met daarin de door de Klant verstrekte ophaal- en/of afleverinformatie, zodat de contactpersoon tijdig op de hoogte is van de komst van de Koerier en het logistieke proces efficiënt en zorgvuldig kan verlopen.

Aan het opgegeven e-mailadres worden uitsluitend de volgende persoonsgegevens van de Klant verstrekt:

1. voor- en achternaam;

2. bedrijfsnaam;

3. telefoonnummer.

Daarnaast worden het bijbehorende ordernummer en de productlijst gedeeld, uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de correcte uitvoering van de opdracht.

De Klant staat ervoor in dat het opgegeven e-mailadres van de contactpersoon rechtmatig wordt verstrekt en dat deze contactpersoon is geïnformeerd over deze gegevensverwerking.

Artikel 13 – Doorgifte buiten de EU

Wij kunnen de persoonsgegevens doorgeven aan de externe dienstverleners buiten de Europese Unie (“EU”), indien een van onze Verwerkers buiten de EU is gevestigd. Dergelijke doorgiften vinden uitsluitend plaats aan Verwerkers die een passend beschermingsniveau bieden en voldoen aan de toepasselijke Europese privacywetgeving.

De doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU vindt uitsluitend plaats met inachtneming van de waarborgen en voorwaarden zoals bedoeld in hoofdstuk V van de AVG.

Artikel 14 – Bewaartermijnen

1. PICK IT UP B.V. bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. Dit betekent:

1. indien een Gebruiker het account verwijdert, worden de bijbehorende persoonsgegevens binnen een coulanceperiode van zeven (7) dagen verwijderd en niet langer bewaard, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is;

2. als een Gebruiker langer dan één (1) jaar inactief is, verwijderen wij het account en de bijbehorende persoonsgegevens, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt. Indien een wettelijke bewaartermijn van toepassing is, hanteren we ten minste die termijn.

2. Gegevens die relevant zijn voor geschillen of aansprakelijkstellingen kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de afwikkeling daarvan.

Artikel 15 – Beveiliging

PICK IT UP B.V. neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verwerking en misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:

1. versleutelde gegevensopslag;

2. beveiligde communicatieverbindingen; 

3. toegangsbeperkingen;

4. interne procedures voor datalekken en incidenten.

Slechts geautoriseerde personen hebben toegang tot de persoonsgegevens en alleen voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de werkzaamheden.

We beoordelen en actualiseren deze maatregelen periodiek, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang en context van de verwerking.

Artikel 16 – Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover de AVG dit toelaat, de volgende rechten:

1. het recht op inzage in de persoonsgegevens;

2. het recht op rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens;

3. het recht op beperking van de verwerking;

4. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens;

5. het recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens (dataportabiliteit).

Verzoeken met betrekking tot deze rechten kunnen worden ingediend via het e-mailadres: hello@gpiu.nl. 

Artikel 17 – Cookiebeleid

PICK IT UP B.V. maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om het Platform goed te laten functioneren, het gebruik te analyseren en de gebruikerservaring te verbeteren. Voor meer informatie over het gebruik van cookies en de mogelijkheden om instellingen te beheren, verwijzen wij naar het cookiebeleid.